利用google日历和工作表进行时间管理的实践

 

    最早接触时间管理是在几年前,在那个记忆力已经准备从高峰期开始逐步下滑的时候。最初是用纸和笔的,直到现在,我仍认为他们是最好用的工具之一。
    刚接触时间管理的童鞋基本上都会热衷于尝试各类型的时间管理工具,除了纸和笔,还有数量庞大的电子设备软硬件。后来慢慢明白,其实工具的强大与否对个人并非那么重要,重要的是个人对时间管理理念的理解、还有执行力——不要太依赖工具,找到适合自己的就好。
     转入本文的正题,如何利用google日历和google工作表来进行时间管理。
    首先要明确的是进行时间管理的目的。我们要通过掌控自己的时间,让自己的生活更有节奏,综合提升自己的生活品质。所以时间管理对于事务繁杂的童鞋来说,可以更有条理和节奏;对事务简单而有上进的童鞋来说,可以通过时间管理给自己更多时间去进步。
    好的时间管理工具一定要能够随时记录和跟踪,并且使用方便。
    再来介绍下我们的工具:
    google calendar:可同时接入多个日历,并按照日、周、月、4天、日程等不同形式显示;可点击新增或直接在固定时间点击新增日程活动,可进行详细活动编辑,包括活动时间、地点、提醒方式、是否重复、备注、是否邀请他人等。
    日历有几个特点:
· 提醒模式有三种,邮件、短信和弹出提示框;最有用的就是短信提醒,特别是定期和远期活动;
· 活动时间更改后可在日历界面直接拖拽,使用方便;
    google to-do:可进行待办事项分级,完成后可打钩;工作表可进行截止时间的设置;可创建多个工作表;可打印工作表。
    工作表的几个特点:
· 可和日历整合在同一界面,并且可在日历界面进行统一工作表内容的直接拖拽;
· 可使用google chrome添加工作表插件,直接点击插件进行添加,或选中内容右键添加到工作表,十分方便;
    如何操作呢?
    时间管理大致分为收集、整理、分析、行动、回顾等环节。使用google 日历和工作表就可以啦!
    收集。设置默认工作表为收集篮,有临时代办事项可及时添加;运用工作表插件可以直接选择内容点击右键即可添加。
    整理。集中时间、定期整理收集篮里的各个事项,弄明白到底要做什么。
    分析。判断工作篮中的事项是否需要行动。若不需要的删除、将来某时也许的移至将来某时也许工作表、不确定时间的事项分类移至各个工作表,确定时间的下一步行动直接安排至日历中,再根据实际情况选择提醒方式。
    回顾。创建一个已完成事项工作表,其他工作表完成后移至该工作表,可回顾一定时间段内所做的事项,也可避免其他工作簿的事项不断增多容易混淆。已完成工作事项表在回顾后选择删除清空。
    其他。有些事项可能涉及文档或其他附件的,这时候可结合gmail使用。gmail中的文件,也可直接添加到日历或工作表,十分方便。另外,也可以在gmail中直接查看日历中的待办事项和工作表,只要打开一个网页就可以事事在目了。
    利用google日历和工作表进行时间管理的优点:
1、同界面操作,搭配使用可解决时间管理中待办事项确定时间和不确定时间事件的处理;
2、提醒方式,时间确定的事件添加入日历后,可选择邮件、短信和弹出提示框;最有用的就是短信提醒,特别是定期和远期活动;
3、同google其他产品具有良好兼容性。鉴于google的强大,我们有理由相信除了gmail外,今后将会和更多的google产品有效结合;
4、多平台 运用。解决了时间管理中随时跟踪的难题。

 



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