关于会议讨论的方法云云

     最近和朋友忙着新建社团的组织和管理,觉得还是学到了很多。

     比如说前几天的一个社团主要成员的会议,讨论这个学期接下来的两次主要活动。我发现自己在会议过程中总有种冲动,想要一步步跟着会议议程走(而这个议程也是我自己列的主要讨论问题和需要决定的事情),于是当别的社团成员在不同的讨论主题之间跳跃的时候便觉得有点沮丧。

     可是会议结束后反思了一下,觉得自己可能太过“执着”,特别是在一些管理方法上面。从一开始我便列出会议讨论问题,主要就是希望高效率地完成会议,并且不产生遗漏。可是在会议过程中我也发现,只要会议成员不走题到无关话题上,会议效率还是很高的。

     比如A同学突然想到一个关于甲活动的方法/疑问/提议,于是立马说出来,不管是否依据会议流程,立即就可以发动大家的思考和讨论,然后得到一个比较清晰的结论。当这个结论被记录下来以后,B同学可能有想到一个关于乙活动的方法/疑问/提议,也立刻提出来,又引发讨论和思考,接着得出结论。

     这样下来,虽然关于甲乙两个活动的讨论相互穿插,但其实非常具有启发性和互动性,一来甲乙两个活动的联系得到加强,这样社团活动也就有一个更加明确并且一致的行动方向;二来甲乙两个活动的一些共同问题可以一起讨论,效率会比分开讨论更加高;第三个好处便是一些“突发奇想”不至于因为依照会议流程而被搁置或者遗忘;等等好处。这样下来,到大家都没有什么话说的时候,再一查看一下会议议程,就会发现全部或者大部分问题都得到了有效解决,到最后再小小地总结一下,把刚才讨论中得到的各项结论一条条分配给各个人去实施,会议就圆满结束了。

     这样看来,其实目的明确地自由讨论其实是非常高效的会议方式,当然前提是会议要讨论的几个大问题一定要明确。而我自己之所以会有点沮丧,主要因为自己之前的“自由讨论没有效率”的想法,但既然认识到自由讨论只要利用好是非常高效以后,这种沮丧便烟消云散了。

 



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